ユーザーの登録

解説（テキスト版）

はじめに

kintoneを入れることになったとき、情シスには、こんな相談が届きます。まずは使う課の職員だけ、登録しておいてください、と頼まれる。

あるいは、職員を全員登録したら、そのぶん費用がかかるのではないか、と心配される。

このシリーズでは、自治体でkintoneを使うときの設定と、運用の考え方をお話しします。第1回は、ユーザーの登録です。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。ユーザーは、職員を全員登録します。kintoneを使う人だけを、サービスの利用ユーザーに設定します。

登録することと、kintoneを使えるようにすることは、別の設定です。ここを分けて考えるのが、今日のポイントです。

2つの画面

kintoneのユーザーは、cybozu.com共通管理という画面で管理します。

左のメニューに、組織とユーザー、という項目と、サービスの利用ユーザー、という項目が、別々にあります。

組織とユーザーは、職員の名簿です。サービスの利用ユーザーは、そのうち、誰がkintoneを使えるかを決める画面です。

よくある勘違い

よくある勘違いが、ユーザーを登録したら、そのぶん費用がかかる、というものです。

サービスの利用ユーザーの画面を見ると、契約ユーザー数と、利用中の人数が出ています。数えているのは、kintoneの利用ユーザーに設定した人です。

名簿に職員を全員登録しても、kintoneの利用ユーザーにしなければ、契約の人数には数えられません。

全員を登録する理由

では、なぜ全員を登録しておくとよいのでしょうか。理由を、4つ挙げます。

一つ目。使う人が増えたとき、利用ユーザーに追加するだけで済みます。そのたびに、ユーザーを作る手間がかかりません。

二つ目。人事のデータと、丸ごと突き合わせられます。一部の人だけを登録していると、異動のたびに、誰が登録済みかを調べることになります。

三つ目。組織と役職の情報が、全員分そろいます。次回以降でお話しする、アクセス権や、役職で決まるロールが、正しく働きます。

四つ目。退職した人を、確実に止められます。名簿が人事のデータと一致していれば、漏れに気づきやすくなります。

登録の方法

登録は、一人ずつ画面で入力するのではなく、ファイルからの読み込みを使います。

読み込む項目で、ユーザーを選び、テンプレートをダウンロードします。この形に合わせて、CSVのファイルを作って読み込みます。

誰がkintoneを使うか、という利用するサービスの設定も、同じようにファイルから読み込めます。

ログイン名

最初に決めておきたいのが、ログイン名です。メールアドレスにするか、職員番号にするか、を検討します。

メールアドレスは、覚えやすく、ほかのサービスとそろえやすい形です。ただし、結婚などで名前が変わると、アドレスも変わることがあります。

職員番号は、一人に一つで、変わりません。人事のデータとも、突き合わせやすくなります。

先頭のゼロ

職員番号にする場合に、気をつけたいのが、先頭のゼロです。

たとえば、ゼロゼロいち、にさんよんという番号は、CSVをエクセルで開くと、数字として扱われて、先頭のゼロが消えることがあります。

そこで、ログイン名では、先頭のゼロを取る、と決めておくのがおすすめです。取り扱いのたびに、ゼロが消えたかどうかを、気にしなくて済みます。

メールアドレスと人事データ

メールアドレスは、必須の項目ではありません。仕事用のメールアドレスを持っていない職員は、空のままでも登録できます。

人事システムから出したデータを、kintoneの形に変換して、読み込みます。

異動や採用は毎年あります。この変換を、毎回手作業でやらずに済むように、仕組みにしておきましょう。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。ユーザーを登録すると、費用がかかる、という誤解です。数えるのは、kintoneの利用ユーザーに設定した人です。

二つ目。使う人だけを登録すれば、管理が楽になる、という誤解です。実際は、人事のデータと合わなくなって、管理がかえって難しくなります。

三つ目。ログイン名は、あとから考えればいい、という誤解です。一度決めると、変えるのは大変です。最初に決めておきます。

最初に確かめること

では、kintoneの担当になったら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。名簿に登録されている人と、人事のデータが一致しているかです。退職した人が、残っていないかも見てください。

二つ目。ログイン名の決まりです。メールアドレスか、職員番号か。先頭のゼロをどう扱っているか。

三つ目。人事のデータから、読み込みのファイルを作る手順です。誰が、どうやって作っているのかを、確かめておきます。