グループ（ロール）

解説（テキスト版）

はじめに

kintoneの担当には、こんな相談が届きます。各課の庶務担当者にだけ、お知らせの通知を飛ばしたい、と頼まれる。

あるいは、決裁は課長にお願いしたいが、異動のたびに、設定を直すのは避けたい、と言われる。

第3回は、グループ、ロールです。組織だけでは表せない、横のつながりを作る仕組みです。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。組織が縦割りなら、グループは横串です。

役職で決まるものは、条件で自動的に決まる、動的ロールにします。そうすれば、人事異動があっても、設定を直さずに済みます。

縦割りと横串

組織は、部、課、担当という、縦の区切りです。

一方で、役所には、課をまたいだ役割があります。たとえば、各課の庶務担当者、予算担当者、文書の取り扱い主任、防火管理者などです。

こうした、課をまたいだまとまりを作るのが、グループ、ロールです。

何に使えるか

グループは、アプリの中で、組織と同じように指定できます。

たとえば、庶務担当者にだけ通知を飛ばす。予算担当者にだけ、決裁の権限を持たせる。文書の取り扱い主任にだけ、アプリを見られるようにする、といった使い方ができます。

静的ロール

グループには、2つの種類があります。静的ロールと、動的ロールです。

静的ロールは、ユーザーを、一人ずつ直接指定します。

庶務担当者のように、人事のデータには載っていない役割は、静的ロールで作ります。ただし、担当が替わったときは、手で直す必要があります。

動的ロール

動的ロールは、条件を決めておくと、その条件に合うユーザーが、自動的に入ります。

条件には、役職などを指定できます。たとえば、役職が課長の人、という条件です。

決裁権者の例

例を一つ挙げます。決裁権者を、課長という役職を持つ人、という動的ロールにしておきます。

4月の人事異動で、課長が替わっても、新しい課長の役職が読み込まれれば、ロールの中身も自動で替わります。

アプリのプロセス管理や、アクセス権の設定は、そのままで済みます。前回、役職を人事に合わせておく、とお話ししたのは、このためです。

使い分け

使い分けを、まとめます。

役職や所属から決まるものは、動的ロールにします。課長、部長、管理職などです。

人事のデータにない役割は、静的ロールにします。庶務担当者や、防火管理者などです。静的ロールは、毎年、誰が直すのかも、決めておきましょう。

組織の事前設定

もう一つ、組織の事前設定、という機能があります。異動の前に、新しい組織の形や所属を、登録しておける機能です。

ただし、画面での手作業になるので、規模の大きい異動には向きません。

実際には、あまり使わずに、人事のデータからファイルを作って、一度に読み込むほうが確実です。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。グループは、組織と同じもの、という誤解です。組織は縦の区切り、グループは課をまたいだ横のまとまりです。

二つ目。決裁者は、一人ずつユーザーを指定すればいい、という誤解です。異動のたびに、すべてのアプリを直すことになります。

三つ目。動的ロールにすれば、何でも自動になる、という誤解です。もとになる役職のデータが正しくなければ、正しく働きません。

最初に確かめること

では、kintoneの担当になったら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。どんなグループがあって、それぞれ、静的か動的かです。

二つ目。静的ロールの中身を、誰が、いつ直しているかです。

三つ目。プロセス管理で、ユーザーを直接指定しているアプリがないかです。あれば、ロールに置き換えられないかを考えます。