組織と役職

解説（テキスト版）

はじめに

kintoneの担当には、こんな相談が届きます。異動のたびに、アプリのアクセス権を直すのが大変だ、と言われる。

あるいは、兼務している職員は、どの組織に入れればいいのか、と聞かれる。

第2回は、組織と役職の作り方です。ここを人事のデータに合わせて作っておくと、あとの設定がぐっと楽になります。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。組織は、人事と同じ親子の形で作ります。役職も、人事システムに合わせます。

組織と役職が人事と一致していれば、アクセス権や決裁の設定を、異動のたびに直さずに済みます。

親子の形で作る

組織は、親子の形で作ることができます。部を親にして、その下に課を作る形がおすすめです。

課の下に、担当を孫として作ってもかまいません。

組織を追加する画面では、表示名と、組織コード、親組織を指定します。組織コードは、人事システムの所属コードと、そろえておくと便利です。

組織のメールアドレス

組織には、メールアドレスを登録する項目がありません。

そこで、課の代表のメールアドレスを、説明の欄に入れておくと、いろいろと便利です。

たとえば、アプリから課に連絡したいときに、どのアドレスに送ればいいのかが、すぐに分かります。

所属する組織

一人の職員を、複数の組織に所属させることができます。そのうち一つを、優先する組織として指定します。

兼務がある場合は、本来の課を、優先する組織にします。

優先する組織は、アプリで、作成者の組織を自動で入れるときなどに使われます。どこが本来の所属かを、そろえておきましょう。

誰をどこに置くか

誰を、どの組織に所属させるかの基本です。

部長は部に、課長は課に、所属させます。課員は、課に置くか、担当に置くかを決めます。

アクセス権の継承

ここで関わってくるのが、アクセス権の継承です。

アプリのアクセス権で、組織を選んだときに、アクセス権の継承に、チェックを入れることができます。

チェックを入れると、その組織の下にある組織に所属する人にも、同じアクセス権が付きます。課を指定すれば、その下の担当の人も、使えるようになります。

課員をどこに置くか

では、課員は、課と担当の、どちらに置けばいいでしょうか。

課に置く場合は、形が簡単で、担当の変更が多くても、直す手間が少なくて済みます。ただし、担当ごとにアクセス権を分けることはできません。

担当に置く場合は、担当ごとにアクセス権を分けられます。その代わり、担当の名前が変わるたびに、組織を直す必要があります。課で指定するときは、継承を忘れないようにします。

どちらが正解、ということはありません。担当ごとに見せる情報を分ける必要があるかどうかで、決めましょう。

役職

次に、役職です。役職は、人事システムの役職に合わせて作っておくとよいでしょう。

役職は、ユーザーと組織の組み合わせごとに設定します。兼務先では課長補佐、といった設定もできます。

役職をそろえておくと、次回お話しするロールで、課長だけ、といった指定ができるようになります。

ファイルからの読み込み

組織と役職も、ファイルから読み込みます。順番は、組織、ユーザー、組織に所属するユーザー、です。役職は、組織に所属するユーザーの中で指定します。

組織に所属するユーザーのファイルは、人事のデータとは違う、独特の形をしています。人事のデータから変換するときは、注意が必要です。

変換には、エクセルのマクロが便利です。マクロを書いたことがなくても、AIに、元の形と、作りたい形を見せて頼めば、作ってもらえます。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。組織は、kintoneの使い方に合わせて自由に作ればいい、という誤解です。人事と形がずれると、異動のたびに、手で直すことになります。

二つ目。兼務の人は、どちらの組織でも同じ、という誤解です。優先する組織によって、アプリに入る値が変わります。

三つ目。課を指定すれば、その下の担当も入る、という誤解です。アクセス権の継承に、チェックを入れておく必要があります。

最初に確かめること

では、kintoneの担当になったら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。組織の形と組織コードが、人事と一致しているかです。

二つ目。課員を、課と担当の、どちらに置いているかです。アクセス権の継承の使い方も、あわせて見てください。

三つ目。兼務の人の、優先する組織です。本来の課になっているかを、確かめます。