運用方針と、公文書・バックアップ

解説（テキスト版）

はじめに

kintoneの担当には、こんな相談が届きます。各課で、自由にアプリを作ってもらっていいのか、と聞かれる。

あるいは、kintoneに入れたデータも、公文書になるのか。消してしまったら、戻せるのか、と心配される。

第5回は、kintoneの運用方針と、公文書、バックアップの考え方です。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。誰がアプリを作るのかを、最初に決めます。

そして、kintoneのデータは公文書として扱い、履歴の残し方と、バックアップの決まりを作ります。

3つの運用方針

誰がアプリを作るのかには、大きく3つの形があります。

一つ目は、ガバナンス重視です。アプリを作るのは、情シスなどの決まった担当だけにします。

二つ目は、市民開発重視です。各課の職員が、自分たちでアプリを作ります。

三つ目は、その中間です。開発用の場所で各課が作り、本番で使う前に、担当が確かめる形です。

ガバナンス重視

ガバナンス重視の長所は、アプリの作りがそろい、管理しやすいことです。個人情報の扱いや、アクセス権も、担当の目で確かめられます。

短所は、作る人が限られるので、各課の要望に追いつかなくなることです。kintoneの、現場で素早く作れる、という良さが生かしにくくなります。

設定変更は依頼で受ける

ガバナンス重視の形で困るのが、現場からの、細かい設定変更の依頼です。この項目を必須にしてほしい、選択肢を増やしてほしい、といった依頼が、次々に届きます。

チャットや口頭で受けて、その場で直していると、誰が、いつ、何を、なぜ変えたのかが残りません。

そこで参考になるのが、当社、合同会社Ponsが公開している、アプリ設定変更依頼プラグインです。現場の職員は、変更をレコードで依頼し、担当が承認すると、対象のアプリに自動で反映されます。

依頼のレコードが、そのまま、アプリの設定の変更の記録になります。アプリを管理する人を絞りながら、現場の声も受け止めやすくなります。

市民開発重視

市民開発重視の長所は、業務を一番知っている職員が、すぐにアプリを作れることです。使われるアプリが、どんどん増えていきます。

短所は、似たようなアプリや、誰も管理していないアプリが、増えやすいことです。作った職員が異動すると、中身が分からなくなることもあります。アクセス権の設定が甘いまま、個人情報を入れてしまうおそれもあります。

中間策

中間策の一つが、開発用のスペースを作る方法です。

各課の職員は、開発用のスペースで、自由にアプリを作ります。本番で使うときは、アプリを本番用のスペースに移します。

移すときに、担当がアクセス権を確かめて、アプリを管理する権限を付け直します。作った職員が、勝手に設定を変えられないようにするためです。

中間策の長所と短所

この形なら、現場の素早さを生かしながら、本番のアプリは、担当の目を通してから使うことができます。

その代わり、移すときの確認の手順と、誰が確かめるのかを、決めておく必要があります。確認が混み合うと、待ち時間が長くなります。

どの形が正解、ということはありません。団体の規模や、担当の人数に合わせて選びましょう。

kintoneのデータは公文書

次に、公文書との関係です。

職員が仕事で作り、組織として使っているものは、紙でも電子でも、公文書に当たります。kintoneのデータも、同じです。

公文書であれば、いつ、誰が、どう変えたのかを、できるだけ残しておく必要があります。

履歴の残り方

kintoneでは、レコードの変更履歴が、標準で残ります。誰が、いつ、どの項目を変えたかを、あとから見ることができます。

一方で、アプリの設定を、いつ誰がどう変えたかは、標準の画面では、あとからたどれません。項目を削除すると、その項目のデータも消えてしまいます。

また、決裁で、誰が、どの役職で承認したか、という経緯は、標準の履歴では、細かく残りません。

厳密に残すなら、プラグインや、連携するサービスが必要です。設定の変更は、先ほどの依頼のプラグインで記録できます。決裁の経緯をレコードに残すプラグインも、当社のGovAppsプラグインにあります。

バックアップの決まり

最後に、バックアップです。重要な情報を入れるアプリは、バックアップの決まりを作りましょう。

どのアプリを、どのくらいの頻度で、どこに、何世代残すのか。誰が担当するのか、を決めます。

なお、削除したアプリは、一定の期間なら、元に戻せる場合があります。ただ、これはバックアップの代わりにはなりません。

戻せないと意味がない

バックアップで一番大事なのは、戻せることです。戻せないバックアップには、意味がありません。

たとえば、CSVで書き出していても、添付ファイルは含まれません。関連するアプリとのつながりも、そのままでは戻りません。

年に一度は、実際に、テスト用のアプリに戻してみて、手順と、かかる時間を確かめておきましょう。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。各課に自由に作らせると、必ず失敗する、という誤解です。開発用のスペースなど、仕組みで補うことができます。

二つ目。kintoneのデータは、メモのようなもので、公文書ではない、という誤解です。仕事で作り、組織で使っていれば、公文書です。

三つ目。クラウドだから、バックアップは要らない、という誤解です。誤って消したデータを戻せるようにするのは、使う側の役目です。

最初に確かめること

では、kintoneの担当になったら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。誰が、アプリを作れる設定になっているかです。運用方針が、文書になっているかも見てください。

二つ目。個人情報や、重要な情報を入れているアプリの一覧です。

三つ目。そのアプリの、バックアップの決まりです。実際に戻したことがあるかを、確かめておきます。