キラーアプリと、テンプレート・プラグイン

解説（テキスト版）

はじめに

kintoneの担当には、こんな声が届きます。kintoneを入れたけれど、誰も使ってくれない。

あるいは、何から作ればいいのか分からない。プラグインを入れたいと言われたが、入れていいのか判断できない。

第6回は、kintone活用講座の最終回です。最初に作るべきキラーアプリと、テンプレート、プラグインの選び方をお話しします。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。最初に、全庁の職員が毎日のように触る、キラーアプリを作ります。

作るときは、テンプレートで素早く。プラグインは、中身を説明できるものだけを入れます。

キラーアプリとは

キラーアプリとは、それがあるから、みんながkintoneを開く、というアプリのことです。

一部の課の、一部の業務だけで使うアプリでは、多くの職員にとって、kintoneは関係のないものになってしまいます。

全庁の職員が触り、便利になったことが目に見えるアプリを、最初に一つ作ることが大事です。例を3つ挙げます。

照会回答掲示板

一つ目は、照会回答の掲示板です。

役所では、各課に調査を頼む照会が、よくあります。エクセルの様式をメールで配り、返ってきたファイルを、一つずつ集計します。

kintoneなら、照会を掲示板に載せて、各課は、回答したかどうかをレコードで答えます。回答の中身は、これまでどおりのやり方でかまいません。それだけでも、どの課がまだ答えていないかが、すぐに分かります。

タスク管理と公用車管理

二つ目は、タスク管理です。誰が、何を、いつまでにやるのかを、課の中で共有します。期限が近づいたら、通知を飛ばすこともできます。

三つ目は、公用車の管理です。予約が重なっていないかがすぐに分かり、紙の台帳に、走った距離を書き写す手間もなくなります。

エクセルやグループウェアとの違い

では、エクセルや、グループウェアと比べて、何がよいのでしょうか。

エクセルは、表を作るのは得意です。ただ、何人もが同時に書き込んだり、誰がいつ変えたかを残したりするのは、苦手です。

グループウェアの掲示板や、ワークフローは、連絡や決裁は得意です。ただ、集まった中身を、表として集計するのは、苦手です。

kintoneは、何人もが同時に入力しても、データが一つの表に集まります。履歴も残り、通知や決裁の流れも作れます。この強みが生きる業務を、選びましょう。

テンプレートを使う

アプリは、一から作らなくてもかまいません。テンプレートを使うと、素早く作れます。

サイボウズの公式のテンプレートには、よく使う業務のアプリが、そろっています。

GovApps

ここで、一つお知らせです。私たち、合同会社Ponsでは、自治体向けのkintoneアプリのテンプレート集、GovAppsを公開しています。サイボウズの公式のものではありません。

道路の占用や、空き家の管理、避難所の管理など、自治体の業務に合わせたアプリが、そろっています。

テンプレートは、kintoneの標準の機能だけで作っていて、JavaScriptでのカスタマイズは使っていません。導入の前に、中身を確かめやすくするためです。

プラグインの選び方

次に、プラグインです。プラグインは、kintoneに機能を足す、追加の部品です。

おすすめは、サイボウズの公式のプラグインか、中身が公開されている、オープンソースのプラグインです。

説明責任を果たせるか

プラグインを入れるときに大事なのは、説明責任を果たせるかどうかです。

プラグインは、kintoneの中で動くプログラムです。中には、kintoneの外に、データを送るものもあります。

外部と通信しているか。しているなら、どこに、何を送っているのか。住民から聞かれたときに、きちんと説明できないものは、入れないようにします。

もう一つ、サイボウズが公開している、kintoneセキュアコーディングガイドラインに沿って作られているかも、確かめます。

オープンソースのプラグインなら、中身のプログラムを、AIに読ませて調べてもらってかまいません。外部との通信や、ガイドラインに沿っているかを確かめる、助けになります。

GovAppsプラグイン

こちらも、当社のお知らせです。GovAppsの姉妹サイトとして、無料のkintoneプラグイン集、GovAppsプラグインを公開しています。

すべてオープンソースで、外部のライブラリや、kintone以外への通信は使わない方針です。セキュリティのチェックの結果も、プラグインごとに公開しています。

前回お話しした、決裁の経緯をレコードに残すプラグインも、ここにあります。プラグインを選ぶときの、選択肢の一つとして、見てみてください。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。kintoneを入れれば、自然と使われるようになる、という誤解です。みんなが開く理由になる、キラーアプリが必要です。

二つ目。アプリは、一から作ったほうがいい、という誤解です。テンプレートから始めて、合わないところを直すほうが早く進みます。

三つ目。便利なプラグインなら、何でも入れていい、という誤解です。中身を説明できないものは、入れません。

最初に確かめること

では、kintoneの担当になったら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。よく使われているアプリと、ほとんど使われていないアプリです。

二つ目。入っているプラグインの一覧です。それぞれ、外部と通信しているか、ガイドラインに沿っているかを、説明できるかを確かめます。

三つ目。全庁で、照会やタスクを、今どうやって回しているかです。キラーアプリの候補が、見えてきます。

ふり返り

これで、kintone活用講座は最後です。ふり返ります。

第1回は、ユーザーの登録。第2回は、組織と役職。第3回は、グループ、ロール。第4回は、セキュリティの設定でした。

第5回は、運用方針と、公文書、バックアップ。そして今日が、キラーアプリと、テンプレート、プラグインでした。

最後に

kintoneは、入れて終わりではありません。人事のデータに合わせた土台と、みんなが使うアプリがそろって、はじめて役所の中に根づきます。

迷ったときは、異動があっても回るか、住民に説明できるか、に戻ってください。

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