続けられる運用

解説（テキスト版）

はじめに

情シスには、こんな相談が届きます。オープンデータのページを見たら、前の担当者が出したデータが、3年前のままになっている、と言われる。

あるいは、毎月、担当課からエクセルをもらって、手で直して、手で載せている。もう続けられない、と相談される。

オープンデータは、出すより、続けるほうが難しいのです。第6回は、続けられる運用についてお話しします。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。人の手間を減らす仕組みを作ること。そして、データが古くなったら、気づける仕組みを作ることです。

今日は、形式、使う人の目線、自動化、鮮度の、4つの点から見ていきます。

形式は全国共通でなければならないか

まず、形式の話です。オープンデータの形式は、全国共通でなければ、いけないのでしょうか。

標準データセットがあるデータは、手間をかけずに合わせられるなら、合わせるのが良いでしょう。使う側にとって、いちばん助かります。

一方で、完璧な形を待つ必要はありません。システムから出力した形のままでいいので、まず出すことが先です。

大事なのは、一度決めた項目を、途中で変えないことです。項目が毎回変わると、使う側は、そのたびに作り直すことになります。

使う人の目線

次に、使う人の目線です。

一つ目は、簡単にダウンロードできることです。登録やログインをしなくても、すぐに取れるようにします。

二つ目は、どこに何があるかが、分かるように作ることです。データの一覧を、決まった場所に置いて、それぞれのデータの場所と、更新日を載せておきます。いわば、目次です。英語では、インデックスと呼びます。

一覧を、CSVやJSONのような、機械が読める形でも出しておけば、自動で取りに来る仕組みは、まず一覧を見て、最新のデータの場所をたどれます。国の標準データセットにも、オープンデータ一覧が入っています。

三つ目は、更新されたことが、すぐ分かることです。最終の更新日と、どのくらいの間隔で更新するのかを、データごとに書いておきます。

手で載せる運用の限界

よくある運用は、こうです。担当課がエクセルを作って、情シスか広報に送る。受け取った人が、形を整えて、ホームページに載せる。

この形だと、担当課も、載せる人も、毎回手間がかかります。担当が替わると、手順が分からなくなって、止まってしまいます。

データが古いまま放置されるのは、多くの場合、この手間が原因です。

アップロードの自動化

そこで考えたいのが、自動化です。

たとえば、業務システムから、決まった形でデータを書き出して、そのまま公開の場所に送る。決まった時間に、自動で動くようにしておけば、人の手は要りません。

データを送る仕組みとして、APIを用意している公開の基盤もあります。APIは、プログラムからデータを送ったり、受け取ったりするための窓口です。

全部を自動にできなくても、手で直す工程を一つ減らすだけで、続けやすくなります。

鮮度の低下に気づく

自動化しても、どこかで止まることはあります。大事なのは、古くなったことに、気づける仕組みです。

データごとに、次に更新する予定の日を、決めておきます。予定の日を過ぎても更新されていなければ、担当課に知らせる。これを、仕組みで行えると理想的です。

そこまでできなくても、年に1回は、すべてのデータを棚卸しします。古いもの、もう要らないもの、新しく出すべきものを、整理します。

担当課と情シスの役割

最後に、役割の分け方です。

データの中身に責任を持つのは、そのデータを持っている担当課です。正しいかどうか、出してよいかどうかは、担当課が判断します。

情シスは、仕組みに責任を持ちます。形式をそろえる道具、自動で載せる仕組み、古くなったら知らせる仕組みを、用意します。

中身は担当課、仕組みは情シス。この分け方にすると、担当が替わっても、続けやすくなります。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。形式が完璧になるまで、出さないほうがいい、という誤解です。システムから出力した形のままで、まず出します。

二つ目。ファイルを置いておけば、使う人が見つけてくれる、という誤解です。データの一覧を用意して、どこに何があり、いつ更新されたのかが分かるようにします。

三つ目。オープンデータは、情シスか広報が、全部やるものだ、という誤解です。中身は担当課、仕組みは情シス、と分けます。

異動してきたら最初に確かめること

では、異動してきたら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。最後の更新が、いちばん古いデータは、どれかです。1年以上前のものがあれば、担当課に確認します。

二つ目。今の更新の手順です。誰が作って、誰が直して、誰が載せているのか。手で行っている工程を、書き出してみます。

三つ目。データごとに、更新の間隔と、担当課が決まっているかです。決まっていなければ、一覧を作るところから始めます。