システム調達の全体地図

解説（テキスト版）

はじめに

情シスには、こんな相談が届きます。担当課から、新しいシステムを入れたいので、何から始めればいいですか、と聞かれる。

あるいは、今のシステムの契約が、来年度で切れるので、どうすればいいですか、と聞かれる。

どちらも、システムを買うまでの流れが、頭に入っていないと答えられません。今日から、システム調達編です。第0回は、調達の全体の流れをお話しします。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。システムの調達は、入札をして買うだけの手続きではありません。

相談を受けてから、使い始めて、次の更新を迎えるまでが、ひとつの輪になっています。今日は、その輪の全体を見ていきます。

シリーズのどこか

これまでのシリーズでは、ネットワークや、クラウド、セキュリティの仕組みを見てきました。

システム調達編は、その仕組みを、実際に買って、入れて、使い続けるための編です。

仕組みが分かっていても、調達の進め方を間違えると、使いにくいシステムを、何年も使い続けることになります。

流れの前半

では、流れを見ていきます。まずは前半です。

最初は、担当課からの相談です。何に困っているのか、何をしたいのかを聞きます。次が、情報収集です。他の団体の事例や、どんな製品があるのかを調べます。

その次が、RFI、情報提供依頼です。事業者に広く声をかけて、実現の方法や、おおよその費用を教えてもらいます。1回で終わらず、何回か行うこともあります。

集めた情報をもとに、仕様を検討して、予算を要求します。予算の見込みが立ったら、仕様を調整して、細かいところを詰めていきます。

流れの後半

後半です。仕様が固まったら、参考見積を取ります。予定価格を決めるための見積です。

そして、入札や、プロポーザルで、事業者を選びます。どちらの方式にするかで、選び方が大きく変わります。

契約したら、導入です。設定や、データの移行、職員への研修をして、本番の運用に入ります。

運用しながら、課題を拾い上げて、記録しておきます。それが、次の更新のときの材料になります。そして、また最初の相談に戻ります。

時間の流れ

この流れには、時間がかかります。自治体の予算は、年度ごとに決まるからです。

一般的な例で言うと、秋に、翌年度の予算を要求します。予算は、3月ごろの議会で決まります。入札や契約は、その4月以降です。

つまり、新しいシステムを使い始めたい日から逆算すると、1年半から2年くらい前には、動き出す必要があります。

日程は、団体によって違います。自分の団体の、予算要求の締め切りを、早めに確かめておきましょう。

登場する人

調達には、いろいろな人が関わります。

まず、担当課です。そのシステムを使う課で、業務のことをいちばんよく知っています。予算を要求するのも、多くは担当課です。

次に、財政課です。予算を査定します。そして、契約担当の課です。入札や、契約の手続きを行います。

外には、事業者がいます。情報提供や、提案、構築、保守を受け持ちます。

情シスの役割

では、情シスは何をするのでしょうか。

情シスは、担当課の伴走役です。業務のことは担当課が、技術のことは情シスが見て、二人三脚で進めます。

もう一つは、全体の交通整理です。ネットワークの、どこにつなぐのか。セキュリティの決まりに合っているか。ほかのシステムと、データの受け渡しはあるか。庁内全体を見られるのは、情シスです。

システムの種類で変わること

調達の進め方は、システムの種類によっても変わります。

住民記録や税などの、標準化の対象の20業務は、国の標準仕様書に合ったシステムを使うことになっています。仕様を、自由に書けるわけではありません。

一方で、それ以外のシステムは、自分たちで仕様を書きます。ただ、仕様書が書けないほど、やり方が固まっていない業務もあります。そのときの進め方は、最終回の第8回でお話しします。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。入札が終われば、調達は終わり、という誤解です。導入、運用、課題の記録まで続いて、次の更新につながります。

二つ目。調達は、情シスが全部決める、という誤解です。業務を知っているのは担当課です。情シスは、伴走と交通整理の役です。

三つ目。来年度から使いたいなら、今年の冬に動けば間に合う、という誤解です。予算要求は秋です。多くの場合、間に合いません。

異動してきたら最初に確かめること

では、異動してきたら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。庁内のシステムの、契約の期限の一覧です。どのシステムが、いつ更新を迎えるのか。一覧がなければ、作るところから始めます。

二つ目。自分の団体の、予算要求の日程です。いつまでに、何を出すのか。財政課の通知を見てください。

三つ目。調達の決まりが、どこに書いてあるかです。契約の規則や、情報システムの調達の指針などがあるはずです。