RFI（情報提供依頼）

解説（テキスト版）

はじめに

情シスには、こんな相談が届きます。新しいシステムを入れたいけれど、どんな製品があるのか、さっぱり分からない、と言われる。

あるいは、付き合いのある1社にだけ相談して、見積をもらったら、その会社の製品に合わせたような仕様の案ができていた。

どちらも、RFIを使うと、避けられます。第2回は、RFI、情報提供依頼についてお話しします。

一言で言うと

先に、一言でまとめます。RFIは、仕様を決める前に、事業者に広く情報を求める手続きです。

英語の、Request For Informationの頭文字です。まだ買うことは決まっていない段階で、市場の様子を知るために行います。

流れのどこか

調達の流れの中では、情報収集のあと、仕様を検討する前の段階です。

ここで集めた情報が、仕様書の中身と、予算要求の金額の、両方の土台になります。

聞く前に、今あるものを整理する

RFIを出す前に、やっておきたいことがあります。今あるものの整理です。

事業者に聞くとき、今の状況が分からなければ、相手も答えようがありません。おおよその費用も、出しにくくなります。

整理するのは、まず今のシステムです。どんな機能を使っていて、何人が使っているのか。どんな帳票を出していて、独自に作り込んだところはどこか。

次に、データと、つながりです。どんなデータが、何件、どんな形式で入っているのか。ほかのどのシステムと、データをやり取りしているのか。

そして、契約と機器です。いつまでの契約で、保守はどこまでか。サーバーや端末は、いつ更新の時期を迎えるのか。

これを一覧にして、RFIの資料に添えます。整理しておけば、各社の回答が、同じ前提でそろいます。仕様書を作るときにも、そのまま使えます。

ほかのシステムとまとめられないか

整理するときに、もう一つ大事な視点があります。ほかのシステムと、まとめられないか、です。

課ごとに、別々にシステムを入れていくと、同じようなデータが、あちこちのシステムに入ります。住民の住所、事業者の情報、施設の情報などです。

データが、システムごとに閉じ込められてしまう状態を、サイロと呼びます。サイロになると、同じ情報を何度も入力したり、システムごとに中身が食い違ったりします。課をまたいだ集計や、オープンデータにするのも、難しくなります。

ですから、更新の前に、庁内のほかのシステムを見渡します。同じようなことをしているシステムはないか。庁内ですでに使っている基盤や、サービスに、載せられないか。

庁内全体を見渡せるのは、情シスです。一つのシステムの更新を、庁内全体を良くする機会にしてください。

何を聞くか

RFIでは、何を聞くのでしょうか。

まず、実現の方法です。こういうことをしたい、と伝えて、パッケージがあるのか、クラウドのサービスなのか、作る必要があるのかを聞きます。

次に、おおよその費用と、期間です。最初にかかる費用と、毎年かかる費用を、分けて出してもらいます。導入までに、どのくらいの期間が要るのかも聞きます。

そして、ほかの団体での実績と、今のシステムからの、データの移行ができるかどうかです。

何回やるか

RFIは、1回で終わらせなくてもかまいません。

1回目は、ざっくりと聞きます。どんな製品があって、どのくらいの費用なのか、全体の様子をつかみます。

2回目は、もう少し具体的に聞きます。仕様の素案を見せて、この書き方で、提案できるか、費用が大きく増える項目はないか、と意見をもらいます。

回を重ねるほど、仕様書の精度が上がります。ただし、そのぶん時間がかかるので、予算要求の日程から逆算して決めます。

どこに載せるか

RFIは、広く事業者に届くように、公開します。主な掲載先は、3つあります。

一つ目は、自分の団体の、入札のシステムです。入札に参加している事業者が、よく見ています。

二つ目は、自分の団体の、ホームページです。入札や契約のページに載せる団体が、多くあります。

三つ目は、全国地域情報化推進協会、Applicの、調達情報のページです。全国の団体の、RFIや、プロポーザルの案内が載っていて、自治体向けの事業者がよく見ています。載せられるかどうかや、手続きは、Applicに確かめてください。

1社だけに聞かない理由

なぜ、1社だけに聞いてはいけないのでしょうか。

1社だけに相談すると、その会社の製品を前提にした仕様になりがちです。そうなると、ほかの会社が入札に参加しにくくなって、競争が働きません。

また、特定の会社だけに、早く、詳しい情報を渡すと、調達の公平性が疑われます。このことは、第5回で、詳しくお話しします。

回答の扱い

集まった回答は、どう扱えばいいでしょうか。

まず、比べられるように、表にまとめます。会社ごとに、書き方も、費用の範囲も違うので、そろえて並べます。

おおよその費用は、予算要求の金額を考える材料になります。ただ、回答の中でいちばん安い金額を、そのまま予算にするのは危険です。費用に含まれている範囲を、確かめてください。

そして、RFIに答えたからといって、その会社が、あとの入札で有利になることはない、と、案内に書いておきます。

事業者との距離の取り方

RFIの間は、事業者と話す機会が増えます。

質問を受けたら、答えた内容を、ほかの会社にも同じように伝えます。個別に会って話すときは、日時と、話した内容を記録しておきます。

情報を集めることと、特定の会社と近づきすぎることは、違います。どの会社にも、同じ距離を保つのが、基本です。

現場でよくある誤解

現場でよくある誤解を、3つ挙げます。

一つ目。RFIに答えた会社は、入札で有利になる、という誤解です。答えたかどうかで、有利にも不利にもしません。そのことを、案内に書いておきます。

二つ目。もらった見積の金額が、そのまま予算になる、という誤解です。含まれる範囲が、会社ごとに違います。比べてから決めます。

三つ目。RFIは、1回やればいい、という誤解です。ざっくり聞いてから、具体的に聞く。回を重ねて、仕様の精度を上げます。

異動してきたら最初に確かめること

では、異動してきたら、まず何を確かめればいいでしょうか。

一つ目。自分の団体で、RFIを載せる手順です。どこに、誰の決裁で載せるのか。契約担当の課に聞いてみてください。

二つ目。過去のRFIの例です。ほかの課や、ほかの団体が出したものを、いくつか読んでみると、書き方がつかめます。

三つ目。回答を比べる表の形です。最初にかかる費用、毎年の費用、期間、実績を、同じ物差しで並べられるようにしておきます。